催促メール作成に時間がかかる理由
返信期限が過ぎている案件や、確認依頼に返答がない案件では催促メールが必要になります。しかし、多くの人が催促メール作成に時間をかけています。
理由は単純です。
- 強く言いすぎると相手との関係が悪化しそう
- 弱すぎると返信がもらえない
- 毎回文章を考えるのが面倒
- 社外向けの表現に悩む
特に取引先や顧客への催促では、内容だけでなく言葉遣いも重要です。
Microsoft 365 Copilotを活用すれば、状況を伝えるだけで丁寧な催促メールの下書きを短時間で作成できます。
OutlookとMicrosoft 365 Copilotで催促メールを作る方法
Outlookで新規メールを作成し、Copilotを起動します。
次に、催促したい内容や過去のやり取りをCopilotへ伝えます。
例えば以下のような情報を入力します。
- 依頼内容
- 送信日
- 返信期限
- 相手との関係性
- 希望する文体
Copilotは入力内容をもとに、失礼になりにくい催促メールを作成します。
作成後は内容を確認し、そのまま送信するか必要に応じて修正します。
コピペ用プロンプト
以下の内容をもとに、丁寧で失礼にならない催促メールを作成してください。
相手との関係を維持しながら返信をお願いする文面にしてください。
【依頼内容】
〇〇
【初回送信日】
〇月〇日
【返信期限】
〇月〇日
【相手との関係】
取引先・顧客・社内担当者
【文体】
丁寧・やや柔らかめ
入力例
依頼内容：見積書の確認依頼
初回送信日：6月1日
返信期限：6月7日
相手との関係：取引先
文体：丁寧で柔らかい表現
出力例
件名：見積書ご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日お送りいたしました見積書につきまして、ご確認状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご都合のよろしいタイミングでご確認いただけますと幸いです。
ご不明点などございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
活用シーン
見積書や契約書の確認依頼
営業担当者が取引先へ確認依頼を行う場面で活用できます。
社内申請のフォロー
承認待ちの申請について担当者へ連絡する際に役立ちます。
資料提出依頼
会議資料や報告書の提出期限が近づいた際のリマインドに利用できます。
アンケート回収
未回答者へのフォロー連絡を効率化できます。
注意点
Copilotが生成したメールは必ず送信前に確認しましょう。
特に以下の点は人間によるチェックが必要です。
- 日付が正しいか
- 宛先が正しいか
- 催促頻度が適切か
- 取引先との関係性に合っているか
強い表現になっていないか確認することで、相手との関係を維持しやすくなります。
よくある質問（FAQ）
Copilotは過去のメール内容を参照できますか？
Microsoft 365環境で利用している場合、メールスレッドを参照しながら下書きを作成できます。
社内向けにも利用できますか？
利用できます。社外向けよりも簡潔な文章で作成すると効率的です。
何度も催促する場合にも使えますか？
利用できます。状況を説明することで、再催促用の文章も作成できます。
英語メールにも対応していますか？
対応しています。英語で作成するよう指示すれば英文メールも生成できます。
まとめ
催促メールは、内容以上に表現に悩む業務の一つです。
Microsoft 365 Copilotを活用すれば、状況を入力するだけで丁寧な催促メールの下書きを短時間で作成できます。
毎回文章を考える時間を減らし、重要な業務に集中するためにも、日々のメール業務へCopilotを取り入れてみてください。
