メール返信だけで1日の多くの時間を使っていませんか？
取引先への返信、社内調整、会議日程の調整など、メール業務は多くのビジネスパーソンにとって欠かせない仕事です。
しかし実際には、返信文を書く時間よりも、メール内容の確認や過去のやり取りの整理に時間を取られているケースも少なくありません。
Microsoft Copilotを活用すれば、メール内容の要約から返信文の作成までを効率化できます。
この記事では、OutlookとCopilotを活用してメール返信を3分で作る方法を解説します。
結論
メール返信を短時間で作成したい場合は、以下の流れがおすすめです。
- 受信メールを確認する
- Copilotで内容を要約する
- Copilotで返信案を作成する
- 内容を確認して送信する
返信文をゼロから作る必要がなくなるため、メール対応時間を大幅に削減できます。
Copilotでメール返信を作るメリット
要点を整理しやすい
長文メールの場合、内容を理解するだけでも時間がかかります。
Copilotに要約を依頼すると、以下のような情報を整理できます。
- 依頼内容
- 回答期限
- 決定事項
- 未回答事項
- 関係者
まず内容を把握してから返信したい場合に便利です。
文章作成時間を削減できる
通常のメール作成では、内容整理、文章作成、敬語調整、誤字確認などが必要です。
Copilotを利用すれば返信文のたたき台を数秒で作成できるため、利用者は内容確認と修正に集中できます。
長いメールのやり取りも要約できる
メール返信に時間がかかる原因は、返信文を考えることだけではありません。
実際には、過去のメールを読み返したり、経緯を確認したりする作業に多くの時間を使います。
例えば以下のようなやり取りが続いているケースです。
- 案件相談
- 回答
- 追加質問
- 再回答
- 日程調整
- 最終確認
Microsoft 365 Copilotでは、このようなメールスレッド全体を要約できます。
要約では以下のような内容を整理できます。
- これまでの経緯
- 決定事項
- 未回答事項
- 次に必要なアクション
そのため、「結局この案件は今どういう状態なのか」を短時間で把握できます。
トーン調整が簡単
Copilotは文章のトーン調整も得意です。
- 丁寧に
- 簡潔に
- フォーマルに
- 柔らかく
といった指示を加えるだけで文体を変更できます。
メール返信をCopilotで作る方法
手順1：受信メールを確認する
まず返信対象のメールを開きます。
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| 依頼事項 | 相手が求めている内容 |
| 回答期限 | いつまでに回答する必要があるか |
| 添付資料 | 確認が必要な資料の有無 |
| 関係者 | CC対象者の確認 |
| 決定事項 | 過去のやり取りで決まった内容 |
手順2：Copilotで内容を要約する
メールが長い場合は、先に要約すると効率的です。
以下のメール内容を要約してください。
整理項目：
・依頼内容
・決定事項
・未回答事項
・対応期限
・次に行うべきアクション
手順3：Copilotで返信案を作成する
要約内容を確認したら返信文を作成します。
以下のメールに対する返信文を作成してください。
条件：
・ビジネスメール形式
・丁寧な敬語
・簡潔にまとめる
・必要な回答事項を漏れなく含める
メール本文：
（受信メールを貼り付け）
手順4：内容を確認する
生成された文章を送信する前に、以下を確認しましょう。
- 日付
- 金額
- 数量
- 人名
- 納期
- 会議日時
AIは文章作成を支援しますが、事実確認は人が行う必要があります。
手順5：送信する
修正後に送信します。
| 作業 | 目安時間 |
|---|---|
| 内容確認 | 1分 |
| Copilot生成 | 30秒 |
| 修正 | 1分 |
| 送信 | 30秒 |
コピペ用プロンプト集
丁寧な返信
以下のメールへの返信を作成してください。
条件：
・取引先向け
・丁寧な敬語
・感謝を含める
・前向きな印象にする
簡潔な返信
以下のメールに対して、3〜5行程度の返信文を作成してください。
日程調整返信
以下のメールに返信してください。
候補日時：
・6月15日 10:00
・6月15日 14:00
・6月16日 13:00
丁寧なビジネスメール形式で作成してください。
入力例
お世話になっております。
先日ご相談した案件について、進捗状況をご共有いただけますでしょうか。
来週の定例会議で報告予定のため、金曜日までにご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
出力例
お世話になっております。
お問い合わせいただきありがとうございます。
案件の進捗状況についてご連絡いたします。
現在、関係部署との調整を進めており、予定通り進行しております。
詳細につきましては金曜日までに改めてご報告いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
無料版CopilotとMicrosoft 365 Copilotの違い
無料版Copilotでもメール文作成は可能です。
ただし、Outlookとの連携を利用する場合はMicrosoft 365 Copilotの方が便利です。
| 違いの一例 | 無料版Copilot | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| メール内容の利用 | メール本文をコピーして貼り付ける | Outlook上のメールを直接参照できる |
| 長いメールの要約 | 貼り付けた内容を要約 | メールスレッド全体を要約 |
| 返信文作成 | 指示内容から作成 | メール内容を理解したうえで返信案を作成 |
上記は違いの一例です。利用できる機能は契約プランやMicrosoftのアップデートによって変更される場合があります。
活用シーン
営業担当
- 問い合わせ対応
- 見積回答
- 提案後フォロー
- 日程調整
管理職
- 承認依頼対応
- 会議調整
- 部下への返信
- 社内連絡
人事・総務
- 面接案内
- 研修案内
- 社内通知
- 問い合わせ対応
注意点
事実確認を必ず行う
AIが生成した内容は必ず確認しましょう。
特に数字や日付は誤りがないかチェックが必要です。
機密情報の扱いに注意する
会社の利用ルールに従い、機密情報や個人情報の取り扱いには注意しましょう。
そのまま送信しない
生成された文章は最終的に人が確認してから送信することをおすすめします。
よくある質問（FAQ）
Q1. 無料版Copilotでも利用できますか？
利用可能です。ただしOutlookとの連携機能はMicrosoft 365 Copilotの方が充実しています。
Q2. 長いメールのやり取りも要約できますか？
Microsoft 365 Copilotではメールスレッド全体の要約が可能です。
Q3. 社内メールにも使えますか？
利用できます。社内向けと指定することで適切な文体で作成できます。
Q4. 英文メールにも対応できますか？
対応可能です。日本語で指示して英文メールを作成できます。
Q5. 毎回プロンプトを入力する必要がありますか？
よく使うプロンプトを保存しておくと効率的です。
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まとめ
Microsoft Copilotを活用すれば、メール内容の要約から返信文作成までを効率化できます。
- メール内容を要約できる
- 長いメールスレッドを整理できる
- 返信文を短時間で作成できる
- 文体や敬語を調整できる
まずは本記事のプロンプトを試し、日々のメール業務を効率化してみてください。
