会議後タスク整理とは？
会議では多くの決定事項や依頼事項が発生します。しかし、会議終了後に「誰が何をやるのか」が曖昧なままになるケースは少なくありません。
特にTeams会議では参加者が多く、議論も広範囲に及ぶため、担当者や期限の整理に時間がかかります。
Microsoft 365 Copilotを活用すると、会議内容を分析し、担当者ごとのアクションアイテムを自動で抽出できます。議事録を読み返しながらタスクを整理する作業を減らし、会議後のフォローを効率化できます。
Copilotで会議後タスク整理を効率化する方法
会議後のタスク整理では、議事録作成以上に時間がかかる場合があります。
例えば営業会議では、以下のようなタスクが会話の中に埋もれています。
- 見積書の提出
- 提案資料の修正
- 顧客へのフォロー連絡
- 契約内容の確認
会議終了後に議事録を見返しながら整理すると、10〜30分程度かかることもあります。
Copilotを利用すると、会議内容から担当者名や期限を認識し、アクションアイテムとして一覧化できます。
担当者別に整理された状態で出力されるため、会議終了直後に共有しやすくなります。
特に以下のような会議で効果を発揮します。
- 営業会議
- プロジェクト定例会議
- 部門会議
- 進捗確認会議
操作手順
手順1：Teams会議を実施する
通常どおりTeams会議を実施します。
手順2：会議終了後にCopilotを開く
会議チャットや会議要約画面からCopilotを起動します。
手順3：タスク抽出を依頼する
会議内容をもとに、担当者別タスク一覧の作成を依頼します。
手順4：結果を確認して共有する
抽出された内容を確認し、Teamsチャットやメールで共有します。
コピペ用プロンプト
基本版
会議内容からアクションアイテムを抽出してください。 以下の形式で整理してください。 ・担当者 ・タスク内容 ・期限
実務版
以下の会議内容を分析し、 担当者ごとのタスク一覧を作成してください。 出力形式 |担当者|タスク|期限|状況| 期限が不明な場合は「要確認」と記載してください。
応用版
以下はプロジェクト会議の内容です。 次の内容で整理してください。 ・決定事項 ・保留事項 ・担当者別タスク ・期限一覧 ・リスク事項 ・次回確認事項 最後に管理職向けサマリーを200文字以内で作成してください。
入力例
新サービス提案会議 提案資料の修正版を田中さんが作成する。 期限は6月20日。 鈴木さんは顧客向け説明資料を作成する。 期限は6月18日。 営業部長は6月22日にレビューを実施する。 次回会議は6月23日。
出力例
【担当者別タスク】 田中 ・提案資料修正版作成 ・期限：6月20日 鈴木 ・顧客向け説明資料作成 ・期限：6月18日 営業部長 ・最終レビュー実施 ・期限：6月22日 【次回会議】 6月23日
活用シーン
営業会議
課題
顧客対応や見積提出の担当者が曖昧になり、フォロー漏れが発生する。
Copilot活用
会議内容から担当者別タスクを抽出する。
得られる結果
誰が何をいつまでに実施するか明確になり、案件管理がしやすくなる。
プロジェクト会議
課題
複数メンバーのタスクが議事録に埋もれてしまう。
Copilot活用
担当者と期限を一覧化する。
得られる結果
タスク管理ツールへの登録作業が簡単になる。
管理職
課題
会議内容をすべて確認する時間がない。
Copilot活用
決定事項と担当者だけを抽出する。
得られる結果
重要事項だけを短時間で把握できる。
部門会議
課題
会議後の依頼事項が各担当者へ正しく伝わらない。
Copilot活用
会議終了直後にタスク一覧を共有する。
得られる結果
認識違いを減らし、対応漏れを防げる。
精度を上げるコツ
- 会議中に担当者名を明確に発言する
- 期限を具体的な日付で決める
- タスクの担当者を一人にする
- 出力形式を表形式で指定する
- 決定事項と依頼事項を分けて出力させる
会議の進行時点で役割や期限を明確にしておくと、Copilotによる整理精度も向上します。
よくある質問（FAQ）
録画していない会議でも利用できますか？
利用環境によって異なりますが、Teams会議データをもとに要約できる場合があります。
抽出したタスクをメール共有できますか？
はい。Copilotの出力内容をそのままTeamsやOutlookで共有できます。
英語の会議でも利用できますか？
はい。英語会議でもタスク抽出を行えます。
まとめ
会議後のタスク整理は、会議そのものと同じくらい時間がかかる業務です。
Microsoft 365 Copilotを活用すれば、会議内容から担当者や期限を抽出し、アクションアイテムとして整理できます。
議事録を読み返しながらタスクを整理する作業を減らし、会議後のフォロー漏れ防止や業務効率化につなげましょう。
