会議後の議事録作成に時間がかかっていませんか？
会議そのものよりも、会議後の議事録作成に時間を取られている人は少なくありません。
1時間の会議が終わったあとに、メモを整理し、決定事項をまとめ、担当者ごとのタスクを書き出す。この作業だけで30分以上かかることもあります。
さらに、会議中にメモを取ることに集中しすぎて、議論の内容を十分に聞けなかった経験がある人も多いでしょう。
Microsoft 365 Copilotを活用すると、Teams会議の内容をもとに議事録の下書きを作成できます。
議事録作成にかかる時間を短縮できるだけでなく、会議への集中度も高められます。
Microsoft 365 Copilotで議事録を作成する方法
Teams会議終了後、会議チャットや会議の要約画面からCopilotを利用できます。
Copilotに対して議事録作成を依頼すると、会議内容を分析し、要点を整理してくれます。
特に以下の情報を自動でまとめられる点が便利です。
- 会議の概要
- 決定事項
- 未決事項
- 担当者ごとのアクションアイテム
- 重要な発言内容
議事録のたたき台を作成した後、人間が最終確認するだけで共有できる状態になります。
コピペ用プロンプト
この会議内容をもとに議事録を作成してください。
以下の形式でまとめてください。
・会議概要
・決定事項
・未決事項
・担当者ごとのタスク
・次回までのアクション
・共有事項
入力例
営業部定例会議
新サービスの提案資料について議論。
提案資料は6月20日までに完成させる。
営業部長が最終レビューを実施。
デザイン修正は田中さんが担当。
顧客向け説明資料は鈴木さんが作成。
次回会議は6月18日。
出力例
【会議概要】
新サービス提案資料の作成状況を確認した。
【決定事項】
提案資料完成期限を6月20日とする。
営業部長が最終レビューを実施する。
【未決事項】
なし。
【担当者ごとのタスク】
田中：デザイン修正
鈴木：顧客向け説明資料作成
【次回までのアクション】
各担当者は作業を進める。
【次回会議】
6月18日
活用シーン
定例会議
毎週・毎月実施している会議の議事録作成を効率化できます。
プロジェクト会議
タスクや担当者を整理しやすくなります。
営業会議
顧客対応や案件状況の共有内容を短時間でまとめられます。
部門会議
決定事項を関係者へ迅速に共有できます。
注意点
Copilotが生成した内容は必ず確認しましょう。
特に以下の内容は人間によるチェックが必要です。
- 担当者名
- 日付
- 期限
- 重要な決定事項
会議によっては専門用語や略語が正しく整理されない場合もあります。
よくある質問（FAQ）
録画がなくても利用できますか？
会議の設定や利用環境によりますが、Teamsの会議データをもとに要約できる場合があります。
会議中にも利用できますか？
利用できます。Copilotに会議内容の要約や確認事項を質問できます。
議事録をWordへ出力できますか？
生成した内容をWordへ貼り付けて共有できます。
担当者ごとのタスク整理もできますか？
できます。アクションアイテムとして整理できます。
まとめ
議事録作成は会議後の代表的な負担業務です。
Microsoft 365 Copilotを活用すれば、会議内容の整理や議事録作成を効率化できます。
まずは会議終了後にCopilotへ議事録作成を依頼し、たたき台を作るところから始めてみてください。
