会議後タスク整理とは？

会議では多くの決定事項や依頼事項が発生します。しかし、会議終了後に「誰が何をやるのか」が曖昧なままになるケースは少なくありません。

特にTeams会議では参加者が多く、議論も広範囲に及ぶため、担当者や期限の整理に時間がかかります。

Microsoft 365 Copilotを活用すると、会議内容を分析し、担当者ごとのアクションアイテムを自動で抽出できます。議事録を読み返しながらタスクを整理する作業を減らし、会議後のフォローを効率化できます。

Copilotで会議後タスク整理を効率化する方法

会議後のタスク整理では、議事録作成以上に時間がかかる場合があります。

例えば営業会議では、以下のようなタスクが会話の中に埋もれています。

• 見積書の提出
• 提案資料の修正
• 顧客へのフォロー連絡
• 契約内容の確認

会議終了後に議事録を見返しながら整理すると、10〜30分程度かかることもあります。

Copilotを利用すると、会議内容から担当者名や期限を認識し、アクションアイテムとして一覧化できます。

担当者別に整理された状態で出力されるため、会議終了直後に共有しやすくなります。

特に以下のような会議で効果を発揮します。

• 営業会議
• プロジェクト定例会議
• 部門会議
• 進捗確認会議

操作手順

手順1：Teams会議を実施する

通常どおりTeams会議を実施します。

手順2：会議終了後にCopilotを開く

会議チャットや会議要約画面からCopilotを起動します。

手順3：タスク抽出を依頼する

会議内容をもとに、担当者別タスク一覧の作成を依頼します。

手順4：結果を確認して共有する

抽出された内容を確認し、Teamsチャットやメールで共有します。

コピペ用プロンプト

基本版

会議内容からアクションアイテムを抽出してください。

以下の形式で整理してください。

・担当者
・タスク内容
・期限

実務版

以下の会議内容を分析し、
担当者ごとのタスク一覧を作成してください。

出力形式

|担当者|タスク|期限|状況|

期限が不明な場合は「要確認」と記載してください。

応用版

以下はプロジェクト会議の内容です。

次の内容で整理してください。

・決定事項
・保留事項
・担当者別タスク
・期限一覧
・リスク事項
・次回確認事項

最後に管理職向けサマリーを200文字以内で作成してください。

入力例

新サービス提案会議

提案資料の修正版を田中さんが作成する。
期限は6月20日。

鈴木さんは顧客向け説明資料を作成する。
期限は6月18日。

営業部長は6月22日にレビューを実施する。

次回会議は6月23日。

出力例

【担当者別タスク】

田中
・提案資料修正版作成
・期限：6月20日

鈴木
・顧客向け説明資料作成
・期限：6月18日

営業部長
・最終レビュー実施
・期限：6月22日

【次回会議】

6月23日

活用シーン

営業会議

課題

顧客対応や見積提出の担当者が曖昧になり、フォロー漏れが発生する。

Copilot活用

会議内容から担当者別タスクを抽出する。

得られる結果

誰が何をいつまでに実施するか明確になり、案件管理がしやすくなる。

プロジェクト会議

課題

複数メンバーのタスクが議事録に埋もれてしまう。

Copilot活用

担当者と期限を一覧化する。

得られる結果

タスク管理ツールへの登録作業が簡単になる。

管理職

課題

会議内容をすべて確認する時間がない。

Copilot活用

決定事項と担当者だけを抽出する。

得られる結果

重要事項だけを短時間で把握できる。

部門会議

課題

会議後の依頼事項が各担当者へ正しく伝わらない。

Copilot活用

会議終了直後にタスク一覧を共有する。

得られる結果

認識違いを減らし、対応漏れを防げる。

精度を上げるコツ

• 会議中に担当者名を明確に発言する
• 期限を具体的な日付で決める
• タスクの担当者を一人にする
• 出力形式を表形式で指定する
• 決定事項と依頼事項を分けて出力させる

会議の進行時点で役割や期限を明確にしておくと、Copilotによる整理精度も向上します。

よくある質問（FAQ）

録画していない会議でも利用できますか？

利用環境によって異なりますが、Teams会議データをもとに要約できる場合があります。

抽出したタスクをメール共有できますか？

はい。Copilotの出力内容をそのままTeamsやOutlookで共有できます。

英語の会議でも利用できますか？

はい。英語会議でもタスク抽出を行えます。

まとめ

会議後のタスク整理は、会議そのものと同じくらい時間がかかる業務です。

Microsoft 365 Copilotを活用すれば、会議内容から担当者や期限を抽出し、アクションアイテムとして整理できます。

議事録を読み返しながらタスクを整理する作業を減らし、会議後のフォロー漏れ防止や業務効率化につなげましょう。

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会議後の議事録作成に時間がかかっていませんか？

会議そのものよりも、会議後の議事録作成に時間を取られている人は少なくありません。

1時間の会議が終わったあとに、メモを整理し、決定事項をまとめ、担当者ごとのタスクを書き出す。この作業だけで30分以上かかることもあります。

さらに、会議中にメモを取ることに集中しすぎて、議論の内容を十分に聞けなかった経験がある人も多いでしょう。

Microsoft 365 Copilotを活用すると、Teams会議の内容をもとに議事録の下書きを作成できます。

議事録作成にかかる時間を短縮できるだけでなく、会議への集中度も高められます。

Microsoft 365 Copilotで議事録を作成する方法

Teams会議終了後、会議チャットや会議の要約画面からCopilotを利用できます。

Copilotに対して議事録作成を依頼すると、会議内容を分析し、要点を整理してくれます。

特に以下の情報を自動でまとめられる点が便利です。

• 会議の概要
• 決定事項
• 未決事項
• 担当者ごとのアクションアイテム
• 重要な発言内容

議事録のたたき台を作成した後、人間が最終確認するだけで共有できる状態になります。

コピペ用プロンプト

入力例

出力例

活用シーン

定例会議

毎週・毎月実施している会議の議事録作成を効率化できます。

プロジェクト会議

タスクや担当者を整理しやすくなります。

営業会議

顧客対応や案件状況の共有内容を短時間でまとめられます。

部門会議

決定事項を関係者へ迅速に共有できます。

注意点

Copilotが生成した内容は必ず確認しましょう。

特に以下の内容は人間によるチェックが必要です。

• 担当者名
• 日付
• 期限
• 重要な決定事項

会議によっては専門用語や略語が正しく整理されない場合もあります。

よくある質問（FAQ）

録画がなくても利用できますか？

会議の設定や利用環境によりますが、Teamsの会議データをもとに要約できる場合があります。

会議中にも利用できますか？

利用できます。Copilotに会議内容の要約や確認事項を質問できます。

議事録をWordへ出力できますか？

生成した内容をWordへ貼り付けて共有できます。

担当者ごとのタスク整理もできますか？

できます。アクションアイテムとして整理できます。

まとめ

議事録作成は会議後の代表的な負担業務です。

Microsoft 365 Copilotを活用すれば、会議内容の整理や議事録作成を効率化できます。

まずは会議終了後にCopilotへ議事録作成を依頼し、たたき台を作るところから始めてみてください。

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「会議に参加できなかったので録画を見ておいてください」

Teamsを利用していると、こう言われる場面は少なくありません。

しかし実際には、1時間の録画を見返して知りたい内容は数分で済むことがほとんどです。

決定事項だけ知りたい。

自分の担当タスクだけ確認したい。

途中参加したので、それまでの内容を把握したい。

そんなときに役立つのがMicrosoft 365 CopilotのIntelligent Recapです。

Intelligent Recapは単なる会議要約機能ではありません。

会議の録画や文字起こしをもとに、決定事項、アクションアイテム、発言内容、未解決事項を整理し、必要な情報へ素早くアクセスできる機能です。

この記事では、Intelligent Recapで何ができるのか、なぜ録画を見る必要がなくなるのか、どのような場面で活用できるのかをわかりやすく解説します。

Microsoft 365 CopilotのIntelligent Recapとは

Intelligent Recapの概要

Intelligent Recapは、Teams会議終了後に会議内容を自動分析し、重要ポイントを整理して表示する機能です。

録画や文字起こしデータをもとに、以下のような情報を確認できます。

• 会議全体の要約
• 決定事項
• アクションアイテム
• 未解決事項
• 発言者ごとの内容
• 重要な発言箇所

従来は録画を最初から最後まで見返す必要がありましたが、Intelligent Recapでは必要な情報だけを短時間で確認できます。

通常の会議録画との違い

利用に必要なライセンス

利用できる機能は契約しているMicrosoft 365ライセンスによって異なります。

また、会議の録画や文字起こしが有効になっていることも重要です。

導入前に管理者へ確認しておきましょう。

なぜ会議録画を見る必要がなくなるのか

会議全体を自動で要約できる

会議終了後、Intelligent Recapは会議全体の要約を自動作成します。

長時間の定例会議でも、まず要約を見るだけで大まかな流れを把握できます。

特に以下のような会議で効果を発揮します。

• 部門定例会議
• プロジェクト会議
• 顧客打ち合わせ
• 進捗報告会

発言者ごとに内容を整理できる

誰が何を話したのかを確認したい場合にも便利です。

例えば、上司の指示だけ確認したい場合や、顧客からの要望だけを振り返りたい場合にも活用できます。

録画を何度も巻き戻す必要がありません。

決定事項をすぐに確認できる

会議後に最も重要なのは「何が決まったのか」です。

Intelligent Recapでは決定事項を整理して確認できるため、認識違いを防ぎやすくなります。

• リリース日程
• 担当者決定
• 予算承認
• 次回会議日程

などを短時間で確認できます。

アクションアイテムを抽出できる

会議後にやるべきことが曖昧になるケースは少なくありません。

Intelligent Recapでは担当タスクやアクションアイテムを確認できるため、対応漏れ防止にも役立ちます。

途中参加でも会議内容を把握できる

会議中のキャッチアップ機能

別の会議が長引いたり、移動中だったりして途中参加になることがあります。

そんなときでもCopilotを利用すれば、ここまでの会議内容を短時間で確認できます。

「ここまで何が決まった？」を確認できる

途中参加した直後に会議を止めて説明を求める必要はありません。

要約を確認することで、それまでの流れや決定事項を把握できます。

会議を止めずに状況を把握できる

途中参加者への説明で会議が中断することは珍しくありません。

Intelligent Recapを活用することで、会議の流れを妨げずに状況を把握できます。

Intelligent Recapを活用するときのCopilotプロンプト

会議後はRecapを見るだけでなく、Copilotへ追加で質問することでさらに効率化できます。

入力例

出力例

活用シーン

会議を欠席した場合

録画を1時間見る代わりに、要約を確認して必要な箇所だけを視聴できます。

複数会議が重なった場合

参加できなかった会議も短時間で内容を把握できます。

議事録作成を効率化したい場合

要約や決定事項をベースに議事録を作成できます。

会議後のメール作成を効率化したい場合

会議内容を整理した後は、関連記事の「Copilotでメール返信を3分で作る方法」と組み合わせることで、会議後のフォローアップメールも短時間で作成できます。

利用する際の注意点

文字起こし品質に依存する

音声が聞き取りにくい場合は要約精度も低下します。

マイク環境や発言ルールの整備が重要です。

すべての会議で利用できるわけではない

録画や文字起こしが無効な会議では十分な機能を利用できない場合があります。

最終確認は人間が行う

重要な契約内容や予算判断などは、必要に応じて録画や議事録も確認しましょう。

よくある質問（FAQ）

録画を見なくても本当に大丈夫ですか？

多くの場合は要約や決定事項だけで十分です。ただし重要な会議では該当箇所の録画確認もおすすめします。

途中参加時にも利用できますか？

利用できます。会議の途中までの内容を把握するためのキャッチアップに役立ちます。

自分のタスクだけ確認できますか？

アクションアイテムや担当タスクの整理に活用できます。

議事録作成にも使えますか？

要約や決定事項をもとに議事録作成時間を短縮できます。

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まとめ

Intelligent Recapは単なる会議要約機能ではありません。

録画を最後まで視聴する代わりに、決定事項、発言内容、アクションアイテム、未解決事項を短時間で把握できる機能です。

会議が多い職場ほど効果は大きくなります。

「録画を見る時間がない」という悩みを抱えているなら、まずはIntelligent Recapを活用してみてください。

会議後の振り返り方そのものが変わるはずです。

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